Conservazione sostitutiva? Una grande opportunità per il business - Eniac Spa

Sviluppo del business attraverso la conservazione sostitutiva

“La conservazione sostitutiva è una procedura legale e informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico.”

così Wikipedia spiega il concetto di “conservazione sostitutiva”.

Conservazione-sostitutiva--300x225 Conservazione sostitutiva? Una grande opportunità per il business

Una definizione che chiarisce una tematica nata con l’introduzione del Decreto del 23 gennaio 2004 del Ministero dell’Economia e delle Finanze e con la Deliberazione del Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione nº11 del 19 febbraio 2004, che ha sancito la possibilità di archiviare e conservare su supporti ottici i documenti cartacei, attraverso la firma elettronica e le marcature temporali, è possibile anche eliminarli.
Il D.P.C.M. del 3 dicembre 2013, pubblicato in Gazzetta Ufficiale 12 marzo 2014, ha introdotto le nuove regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici, che vanno a delineare in modo chiaro e preciso il processo di conservazione documentale. Questa integrazione ha, di fatto, chiarito questa tematica non ancora chiara dando nuove possibilità allo sviluppo digitale italiano.

Sicurezza e risparmio per le Aziende

L’aspetto interessante è che la conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e dovrebbe permettere alle aziende e all’amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione.
Un risparmio di risorse notevole, basti pensare che per buona parte della documentazione viene richiesta dalla legge, una conservazione di 10 anni, e che offre anche la possibilità di velocizzare la ricerca dei documenti a distanza e molto altro.
Le aziende possono sostituire i documenti cartacei con l’equivalente documento in formato digitale (come fatture, ricevute e scontrini fiscali, ddt, modulistica dei pagamenti delle imposte, etc.) che viene “bloccato” nella forma, nel contenuto e nel tempo, attraverso la firma digitale e la marca temporale. È la firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale, che data in modo certo il documento digitale prodotto.

Una modalità per snellire i processi aziendali e l’archiviazione, che può essere controllata da software tailor made, creati seguendo le peculiarità del proprio business: perché se da una parte la conservazione sostitutiva è una grande opportunità, dall’altra ha delle regole ben precise, delle procedure che devono essere seguite scrupolosamente per garantire l’autenticità, l’integrità e la reperibilità dei documenti.

Anche in questo caso la digitalizzazione diventa una grande opportunità di crescita e sviluppo della propria azienda.
Conservazione sostitutiva? Una grande opportunità per il business ultima modifica: 2016-08-31T08:37:52+00:00 da Giuliano Corò
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Giuliano Corò
Giuliano Corò
Da anni mi occupo della visione tecnologica delle aziende, per portare il loro business al successo, sostenendo che le relazioni interpersonali portino mutuo beneficio quando costruite con l’ottica di un’adeguata etica professionale.

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